Εκδόσεις Ολοκλήρωση Διαδικασιών


Ο Πελάτης: Ο πελάτης μας είναι εκδοτικός οίκος που εκδίδει και εκτυπώνει στις εγκαταστάσεις του ελληνικές και ξένες εφημερίδες για λογαριασμό δικό του και τρίτων.

Διατηρεί ιδιόκτητο τυπογραφείο στην περιοχή της Αττικής, μονάδα κεντρικών γραφείων στην Αθήνα, δύο υποκαταστήματα σε άλλες ελληνικές πόλεις και δύο αντιπροσώπους σε άλλες ελληνικές πόλεις. Το προσωπικό του Ομίλου ανέρχεται σε 110 άτομα δημοσιογράφους, τεχνικούς τύπου, και διοικητικό προσωπικό.

Ποια ήταν η επιχειρηματική Πρόκληση: Ο Όμιλος αντιμετώπιζε διάφορα προβλήματα ένα των οποίων αφορούσε τις διαδικασίες των Εντολών Παραγωγής και τις Παραγγελίες Δημοσίευσης κυρίως επειδή χρησιμοποιούσε δύο διαφορετικές εφαρμογές για τις εμπορικές και λογιστικές ανάγκες του που δεν επικοινωνούσαν ή διασυνδέονταν μεταξύ τους. Έτσι γινόταν χειροκίνητη επεξεργασία και διασύνδεση σε ορισμένα στάδια των διαδικασιών και διπλές καταχωρήσεις και στα δύο συστήματα.

Δεν υπήρχε καμιά σύνδεση μεταξύ Παραγγελιών, Παραγωγής, Δημοσίευσης, Τιμολόγησης και Έκδοσης Τιμολογίων ή οποιαδήποτε αυτόματη ενημέρωση των αρχείων των Πελατών και τη Γενικής Λογιστικής.

Οι Εντολές Παραγωγής λαμβάνονταν και διαχειρίζονταν χειρόγραφα. Τα ποσά για τιμολόγηση υπολογίζονταν από τα στελέχη του τμήματος Παραγωγής που ενημέρωναν τα στελέχη στο Λογιστήριο για να προχωρήσουν σε έκδοση των σχετικών τιμολογίων επίσης χειρόγραφα.

Οι Παραγγελίες για Δημοσιεύσεις λαμβάνονταν και καταχωρούνταν στην εφαρμογή εμπορικής διαχείρισης το οποίο υπολόγιζε και τα προς τιμολόγηση ποσά, αλλά τα τιμολόγια πάλι εκδίδονταν χειρόγραφα. Σε κάποιες περιόδους αιχμής εισερχόμενων Παραγγελιών για Δημοσίευση απαιτούνταν πολλοί άνθρωποι να εργάζονται υπερωρίες και για την έκδοση των σχετικών τιμολογίων ο χρόνος κυμαινόταν από 10 ημέρες έως 2 μήνες. Όλα τα τιμολόγια καταχωρούνταν στη λογιστική εφαρμογή σε μεταγενέστερο στάδιο.


Ένα άλλο θέμα που οφειλόταν στην ύπαρξη των δύο συστημάτων ήταν η διαχείριση των περισσότερων από 5000 Συνδρομών για την εφημερίδα του Πελάτη. Δεν υπήρχε καμία αυτοματοποιημένη διαδικασία για να παρακολουθεί τις Συνδρομές. (Γνώση της βάσης των συνδρομητών, ημερομηνίες λήξης συνδρομών, τιμολογήσεις και εισπράξεις).


Η εταιρεία χρειαζόταν μια εφαρμογή που θα διαχειριζόταν όλα τα είδη των Παραγγελιών με όλες τις λεπτομέρειες σχετικά με τη απαιτούμενη εργασία, όλες τις Συνδρομές και θα αυτοματοποιούσε την τιμολόγηση και τη διαδικασία έκδοσης τιμολογίων. Το σύστημα θα έπρεπε να έχει ολοκληρωμένη οικονομική και λογιστική λειτουργία, προκειμένου να ενημερώνει τους λογαριασμούς της Γενικής Λογιστικής και τα αρχεία των Πελατών.


Πως προσέγγισε η Ε-ΟΝ Integration την πρόκληση του Πελάτη:

Η E-ON Integration πρότεινε τη λύση E-ON RIX Business, Financials & CRM με το συνδρομητικό μοντέλο SaaS, μια πλήρως καθετοποιημένη, ολοκληρωμένη επιχειρηματική πλατφόρμα που απλοποιεί και αυτοματοποιεί όλες τις διαδικασίες και ροές εργασίας. Εκτελεί ένα ευρύ φάσμα λειτουργιών, όπως διαχείριση παραγγελιών, πωλήσεις και αγορές, διαχείριση αποθεμάτων, τιμολογήσεις, και έκδοση τιμολογίων. Όλες οι εργασίες ενημερώνουν αυτόματα και ταυτόχρονα τη Γενική Λογιστική και τις οικονομικές καταστάσεις. Το E-ON RIX καλύπτει όλες τις γεωγραφικές τοποθεσίες μιας επιχείρησης και είναι προσβάσιμο μέσω διαδικτύου ανά πάσα στιγμή.



Αποτελέσματα: Με την υιοθέτηση του E-ON RIX ο Όμιλος αυτοματοποίησε τις διαδικασίες του και βελτίωσε σε μεγάλο βαθμό τους χρόνους για τιμολογήσεις και εισπράξεις βελτιώνοντας τη ρευστότητά της.


Οι παραγγελίες για Παραγωγή και Δημοσίευση τώρα καταχωρούνται στο E-ON RIX με όλες τους τις λεπτομέρειες που περιγράφουν την απαιτούμενη εργασία. Τα ποσά προς τιμολόγηση υπολογίζονται αυτόματα με βάση διάφορους πίνακες ενσωματωμένους στο σύστημα και τα τιμολόγια εκδίδονται με το πάτημα ενός κουμπιού. Το E-ON RIX προσφέρει λειτουργικότητα και ροές εργασίας που επιτρέπουν στους υπαλλήλους της εταιρείας να εκτελούν εύκολα και προγραμματισμένα το έργο τους. Μπορούν, επίσης, να δουν σε ποιο στάδιο βρίσκονται οι τιμολογήσεις και οι πληρωμές. Ο χρόνος μεταξύ της παραλαβής των Παραγγελιών, ακόμη και σε ημέρες αιχμής και την έκδοση των τιμολογίων έχει μειωθεί τώρα από 10 ημέρες έως 2 μήνες σε μία ημέρα.

Ο Όμιλος διαθέτει πλέον ένα πλήρως αυτοματοποιημένο σύστημα για τις Συνδρομές που παράγει ληξιάρια και διαχειριστικές και πληροφοριακές καταστάσεις. Στις λήξεις το σύστημα εκδίδει τιμολόγια με το πάτημα ενός κουμπιού και παράγει ετικέτες για την αποστολή τους στους αποδέκτες. Με την πληρωμή των συνδρομών γίνεται αυτόματη ενημέρωση και της Γενικής Λογιστικής.

Το E-ΟΝ RIX εξάλειψε έναν ακόμη πονοκέφαλο του Ομίλου. Τη διαχείριση των αξιόγραφων των πελατών της. Έδωσε τη δυνατότητα ορθής παρακολούθησης των επιταγών, δηλαδή που βρίσκονται και πως εισπράττονται και αυτοματοποίησε τη διαχείριση των αξιόγραφων. Αυτά οδήγησαν σε 100% μείωση χρόνου των ταμιακών πράξεων δηλαδή on-line real time ενημέρωση των διαθέσιμων και των αξιόγραφων που στο παρελθόν ήταν χειρόγραφη και δύσχρηστη.


Το Ε-ΟΝ ΡΙΧ καλύπτει όλες τις τοποθεσίες του Ομίλου, τα Κεντρικά και τα Υποκαταστήματα του.

Έδωσε τη δυνατότητα σε όλους τους εμπλεκόμενους στο κύκλωμα εισπράξεων να συμμετέχουν με αποτέλεσμα την αύξηση της παραγωγικότητας και την αύξηση της επιτυχίας στις εισπράξεις.


Η επεξεργασία των Εισπράξεων και πληρωμών του Ομίλου είναι τώρα άμεση μέσω του Ε-ΟΝ RIX με αποτέλεσμα την ενημέρωση σε πραγματικό χρόνο της διαθεσιμότητας μετρητών.

Έδωσε τη δυνατότητα έκδοσης οικονομικών καταστάσεων σε κάθε στιγμή από οπουδήποτε και οποτεδήποτε με αποτέλεσμα την άμεση ενημέρωση της Διοίκησης για την πορεία και τα αποτελέσματα του Ομίλου.