Η σύνδεση των ανθρώπων μιας επιχείρησης με τους στόχους της
και η ενίσχυση της συνεργασίας και της ομαδικής εργασίας
Ο Πελάτης Ο πελάτης μας είναι το ελληνικό υποκατάστημα ενός διεθνούς Οργανισμού που προσφέρει ένα ευρύ φάσμα υπηρεσιών που σχετίζονται με χρηματοπιστωτικά προϊόντα. Ποια ήταν η επιχειρηματική πρόκληση: Οι λειτουργίες του Τμήματος Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού της εταιρείας βασίζονταν σε ανταλλαγή εγγράφων, φαξ και φύλλων excel. Η πλειοψηφία των πολύτιμων πληροφοριών ήταν διαθέσιμη στους ενδιαφερόμενους μόνο από τα παραπάνω μέσα με ένα μη-δομημένο τρόπο.
Έτσι ήταν δύσκολο και χρονοβόρο να υπάρχουν διαθέσιμες πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο, ώστε να παράγουν τις απαραίτητες καταστάσεις ή για να διευκολύνουν τη λήψη διαχειριστικών αποφάσεων. Ο στόχος του πελάτη ήταν να αυτοματοποιήσει και να εξορθολογήσει την οργάνωση και διαχείριση των διαδικασιών του προσωπικού με σκοπό: Να μειωθεί το κόστος και τα σφάλματα που προκύπτανε από την χειροκίνητη ενσωμάτωση διαφόρων μέσων πληροφόρησης και από την διαχείριση χάρτινων μέσων. Να έχει σε πραγματικό χρόνο αξιόπιστες πληροφορίες σχετικά με ζητήματα προσωπικού και να είναι σε θέση να παράγει τις απαιτούμενες καταστάσεις για τις δημόσιες αρχές, το Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού, και τη Διοίκηση. Να γίνει η διαδικασία λήψης διαχειριστικών αποφάσεων σχετικών με το προσωπικό, ευκολότερη και λιγότερο χρονοβόρα.
Πιο συγκεκριμένα ο πελάτης χρειαζόταν να αυτοματοποιήσει τις παρακάτω λειτουργίες και να τις εντάξει σε ένα περιβάλλον ροών εργασίας.
Επιχειρηματική οργανωτική δομή και διαχείριση φακέλων προσωπικού.
Καθημερινή παρουσία προσωπικού και ώρες εργασίας.
Άδειες και απουσίες όλων των ειδών όπως διακοπές, ασθένειες, ειδικές περιπτώσεις κλπ.
Αξιολόγηση προσωπικού
Έξοδα
Ανακοινώσεις και Εγκυκλίους και άλλες δημοσιεύσεις.
Πως προσέγγισε η E-ON την πρόκληση του πελάτη:
E-On Integration πρότεινε την πλατφόρμα εφαρμογών “E-ON MyWorkplace HRM”. Μια ευέλικτη, καινοτόμα, SaaS, self service σουίτα που καλύπτει με ένα ολοκληρωμένο τρόπο όλες τις πλευρές του κύκλου της διαχείρισης προσωπικού. Ως μια εφαρμογή cloud επιτρέπει σε όλους όσους χρειάζονται πρόσβαση να την έχουν μέσω web από οπουδήποτε και αν βρίσκονται.
Η πλατφόρμα εφαρμογών E-ON HRM εφαρμόστηκε ώστε να:
Καταγράψει την επιχειρησιακή δομή του πελάτη. Τις μονάδες, τις θέσεις, τα επίπεδα ευθύνης, και τα χαρακτηριστικά κάθε θέσης.
Οργανώσει όλη την πληροφόρηση για το προσωπικό με ένα αποτελεσματικό τρόπο. Προσωπικά στοιχεία, συνεντεύξεις πρόσληψης, εργασιακή εμπειρία, εκπαίδευση, επαγγελματική εκπαίδευση, αξιολογήσεις, ιστορικό μισθών, αναθέσεις, διάφορα συνημμένα έγγραφα.
Παρέχει τις απαραίτητες καταστάσεις για τις δημόσιες αρχές, το τμήμα διοίκησης προσωπικού και τη διοίκηση.
Παρέχει λειτουργικότητα ροών εργασίας self-service για διαχείριση αδειών και απουσιών.
Παρέχει on-line, real time πληροφόρηση για καθημερινές παρουσίες προσωπικού.
Αυτοματοποιήσει και οργανώσει την διαδικασία εγκρίσεων εξόδων.Να τα κατηγοριοποιήσει κα να επιτρέψει την επισύναψη των σχετικών εγγράφων και δικαιολογητικών.
Αυτοματοποιήσει και οργανώσει την διαδικασία αξιολόγησης προσωπικού με ηλεκτρονικές φόρμες αξιολόγησης και ροές εργασίας.
Η όλη πλατφόρμα είναι ένα εργαλείο self-service που επιτρέπει στους χρήστες να διεκπεραιώνουν συγκεκριμένες ενέργειες και να έχουν πρόσβαση σε προσωπική πληροφόρηση:
Υποβάλλουν φύλλα αναφοράς χρόνου,
Διαχειρίζονται προϋπολογισμούς δαπανών και υποβάλλουν καταστάσεις εξόδων,
Παρακολουθούν παρουσίες και ώρες εργασίας,
Αιτούνται άδειες και παρακολουθούν τις σχετικές εγκρίσεις,
Ζητούν εγκρίσεις για υπερωρίες,
Έχουν πρόσβαση σε εκθέσεις αξιολόγησης.
Αποτελέσματα: Τώρα η διοίκηση και το προσωπικό του πελάτη έχει πρόσβαση σε μια κεντρική web πύλη με ένα οργανωμένο τρόπο:
Πληροφόρηση για τις θέσεις και τους βαθμούς, για τις απαιτήσεις κάθε θέσης, για τις δεξιότητες και την εκπαίδευση, και την περιγραφή των καθηκόντων της.
Πλήρη εικόνα για το προσωπικό που καθιστά εύκολο να εντοπιστούν πιθανές συγκρούσεις ή ανάγκες για νέες προσλήψεις, ανάπτυξη των σημερινών ανθρώπων ή μεταθέσεις από τμήμα σε τμήμα.
Άμεση σύνδεση των στόχων της επιχείρησης με την οργανωτική δομή της και συγκεκριμένα άτομα.
Πολλούς τύπους από φόρμες αξιολόγησης που καλύπτουν διάφορες ανάγκες, για πρόσωπα, εκδηλώσεις, θέματα κλπ.
Πολλούς τύπους καταστάσεων για τη διοίκηση και τις αρχές.
Γραφικούς πίνακες που εμφανίζουν εργασίες σε εκκρεμότητα, σε εξέλιξη, σε καθυστέρηση, ολοκληρωμένα κλπ.
Περισσότερα οφέλη από τη χρήση της πλατφόρμας e-On HRM:
Λιγώτερη χειρωνακτική εργασία: Αντικατάσταση με αυτοματοποιημένη παραγωγή πληροφοριακών ή διαχειριστικών καταστάσεων.
Μειωμένα έξοδα διαχείρισης: Που οφείλονται σε απομακρυσμένη πρόσβαση στο σύστημα και εισαγωγή δεδομένων, σε γρήγορη έρευνα και ανεύρεση στοιχείων, σε αξιοποίηση επιχειρηματικών κανόνων και αυτοματοποιημένων ροών εργασίας κλπ.
Βελτιωμένη παραγωγικότητα / αποδοτικότητα: Από την ταχύτερη και απομακρυσμένη εισαγωγή στοιχείων (self-service). Μείωση λογικών λαθών σχετικών με τη διαχείριση πληροφοριών. Αυτοματοποίηση της επεξεργασίας των πληροφοριών και εξαγωγή δεδομένων για την παραγωγή καταστάσεων προς τις ρυθμιστικές αρχές εργασίας.Τα εργαλεία του συστήματος έχουν βοηθήσει τη βελτιστοποίηση και διευκολύνει την διαδικασία λήψης αποφάσεων.
Καλύτερη Συνεργασία / Επικοινωνία: Η πύλη στο web δίνει τη δυνατότητα σε πολλούς ανθρώπους να εργαστούν από κοινού για την επίτευξη κοινών στόχων. Η από κοινού χρήση των πόρων και των λειτουργιών ενισχύει την ιδέα του κοινόχρηστου περιβάλλοντος πληροφοριών και εμπνέει την ομαδική εργασία, τη συνεργασία και την επικοινωνία.
