Η Β’ φάση του Ψηφιακού Δελτίου Αποστολής

Ανακοινώθηκε η ημερομηνία υποχρεωτικής εφαρμογής για τη Β’ φάση του Ψηφιακού Δελτίου Αποστολής, η οποία είναι η 1/5/2026, ενώ ήδη από τις αρχές Δεκεμβρίου 2025 η ΑΑΔΕ έχει ενεργοποιήσει τις σχετικές λειτουργίες στο Παραγωγικό περιβάλλον, ώστε όποιοι υπόχρεοι επιθυμούν να ξεκινήσουν νωρίτερα την αποστολή σχετικών στοιχείων.

Η Β’ φάση φέρνει μερικές σημαντικές αλλαγές στους υπόχρεους διότι αυτή τη φορά δεν συμπεριλαμβάνει μόνον την υποχρέωση αποστολής κάποιων «στοιχείων» προς την ΑΑΔΕ με σκοπό την «από-υλοποίηση» του Δελτίου Αποστολής αλλά βάζει και νέες διαδικασίες στην καθημερινότητα των συναλλασσομένων.

Πιο συγκεκριμένα, δημιουργεί μια ροή εργασίας (“workflow”) στην οποία αποστολέας, παραλήπτης αλλά ακόμα και οι ενδιάμεσοι μεταφορείς πρέπει να συμμετέχουν και να «συνεργάζονται» ψηφιακά. Αυτό είναι κάτι ουσιωδώς διαφορετικό σε σχέση με ό,τι γνωρίζατε σχετικά με το myDATA όπου οι ενέργειες ήταν «μονομερείς» και αυτοτελείς: π.χ. «στέλνω τιμολόγιο πώλησης», «λαμβάνω  τιμολόγιο αγοράς» κ.λπ. Για παράδειγμα, μετά την αποστολή του τιμολογίου στο myDATA, δεν είχατε να κάνετε τίποτα άλλο ούτε περιμένατε κάποια συνέχιση της συναλλαγής (εκτός φυσικά εσωτερικών ελέγχων σας που δεν αφορούν την ΑΑΔΕ).

Το Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής περνά σε νέα εποχή. Η Β’ φάση δεν αφορά απλώς την αποστολή δεδομένων στην ΑΑΔΕ. Εισάγει μια ολοκληρωμένη ροή εργασίας που ακολουθεί τη διακίνηση από την αποστολή έως την παραλαβή.

Εφόσον λοιπόν δημιουργείται η απαίτηση για την υλοποίηση μίας Ροής Εργασίας, επί βασικών επιχειρησιακών συναλλαγών (business transactions), το μόνο λογικό σημείο που πρέπει αυτή να υλοποιηθεί είναι επί του ERP software που ήδη διαθέτετε (ή πρέπει να αποκτήσετε). Εν συντομία, τα βήματα που πρέπει να υλοποιηθούν είναι:

• Αρχική αποστολή του Δ/Α στο myDATA (αυτό είναι η Α’ φάση και ήδη γίνεται)

• Έναρξη και καταγραφή της Διακίνησης από τον αποστολέα/πωλητή (εδώ ξεκινούν οι νέες απαιτήσεις της Β’ φάσης)

• Καταγραφή της μεταφόρτωσης και έναρξη διακίνησης από τον κάθε ενδιάμεσο μεταφορέα (εδώ υπάρχει επίπτωση στα συστήματα των μεταφορέων για πρώτη φορά και ίσως με την ανάγκη για mobile applications)

• Επιβεβαίωση της παραλαβής (ή απόρριψη) από τον τελικό αποδέκτη (πελάτη)

• Άλλες βοηθητικές ενέργειες (όπως ακύρωση, αποτυχία συναλλαγής κ.λπ.)

Για πρώτη φορά λοιπόν δημιουργείται η ανάγκη να καταγραφούν στο ERP σας «γεγονότα» (business events) που ενδεχόμενα μέχρι σήμερα δεν παρακολουθούσατε και μάλιστα αυτά τα γεγονότα να ενημερώσουν την ΑΑΔΕ.

Το ERP μπαίνει στο επίκεντρο της συμμόρφωσης. Οι νέες απαιτήσεις δεν μπορούν να λειτουργήσουν αποσπασματικά. Πρέπει να ενσωματωθούν στα βασικά συστήματα που υποστηρίζουν την καθημερινή λειτουργία.

Πρέπει λοιπόν τάχιστα να γίνουν οι απαραίτητες προσαρμογές στη λειτουργία της επιχείρησης/οργανισμού ώστε:

Να καταλάβετε και να καταγράψετε τα αναλυτικά βήματα που συμβαίνουν στην πραγματικότητα στο βαθμό που αυτά απαιτούνται, πια, από την ΑΑΔΕ.

• Να εντοπίσετε τα σημεία εκείνα μέσα στο ERP σας που πρέπει να προσαρμοστούν (customize ή adjust) για να έχουν τη δυνατότητα να τα καταγράφουν.

• Να συνδεθούν αυτά τα σημεία με τα κατάλληλα web services της ΑΑΔΕ.

• Να υλοποιήσετε διαδικασίες παρακολούθησης και ελέγχου για τις περιπτώσεις που κάτι δεν πάει καλά.

• Να εκπαιδεύσετε τους χειριστές σας για τη σωστή τήρηση των διαδικασιών αυτών.

  
  

Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι εδώ μιλάμε για ένα νέο «έργο πληροφορικής» μέσα στον οργανισμό σας. Και ως τέτοιο πρέπει να το αντιμετωπίσετε, με την τάξη και την οργάνωση που απαιτείται σε αυτές τις περιπτώσεις, ενώ θα πρέπει να προβλέψετε και το σχετικό χρόνο δοκιμών και προσαρμογών.

Αυτή τη φορά συμμετέχουν όλοι. Αποστολέας, παραλήπτης και ενδιάμεσοι μεταφορείς εμπλέκονται σε μια κοινή ψηφιακή διαδικασία. Οι συναλλαγές παύουν να είναι μονομερείς.

Η E-ON INTEGRATION μπορεί να σας βοηθήσει:

• Με το cloud ERP που διαθέτει, με την εμπορική ονομασία E-ON RIX και είναι έτοιμο να αποτυπώσει σε απλά βήματα όλες τις σχετικές επιχειρησιακές διαδικασίες.

• Με την ενσωματωμένη υπηρεσία ΥΠΑΗΕΣ , για την οποία είναι πιστοποιημένη από την ΑΑΔΕ, ώστε να «κλείσετε» με ένα προϊόν και μια υπηρεσία και το ζήτημα της Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης για την οποία επίσης έχει έρθει η υποχρεωτικότητα.

• Με την μεγάλη εμπειρία που διαθέτει γύρω από το myDATA και τις σχετικές απαιτήσεις, αφού πρωτοπόρησε στην διασύνδεση με το myDATA από τα πρώτα στάδια σχεδιασμού, του μακρινού 2018 !