Τα πλεονεκτήματα του cloud computing και ειδικότερα του Λογισμικού ως Υπηρεσία (Software as a Service ή "SaaS” πιο σύντομα), έχουν γραφτεί και συζητηθεί πολλές φορές. Συνήθως όμως επικεντρώνουν στα πλεονεκτήματα για την επιχείρηση, το όφελος στο λεγόμενο “bottom line” (στο οικονομικό αποτέλεσμα δηλαδή της εταιρείας) και σε διάφορες τεχνικές λεπτομέρειες που αφορούν κυρίως το τμήμα Πληροφορικής.
Υπάρχουν όμως και άλλα οφέλη για τους εργαζόμενους στην επιχείρηση, διαφορετικά ανά θέση. Και φυσικά, υπάρχουν οφέλη και για τους λογιστές (βοηθούς, προϊσταμένους και διευθυντή λογιστηρίου).
Σε αυτό το άρθρο επικεντρώνουμε στον λογιστή/φοροτεχνικό ο οποίος εργάζεται ως εξωτερικός συνεργάτης της επιχείρησης και ο οποίος έως σήμερα δεν φαίνεται να έχει «εκπαιδευτεί» σε αυτά τα οφέλη αρκετά. Και για να μιλήσουμε πιο συγκεκριμένα, θα πάρουμε το παράδειγμα μιας ολοκληρωμένης λύσης software Εμπορικής και Λογιστικής διαχείρισης (υπάρχουν πάρα πολλά διαφορετικά προϊόντα τύπου cloud, infrastructure, platform κ.λπ., αλλά σε αυτό το άρθρο θα εστιάσουμε στο προαναφερθέν, το οποίο είναι άλλωστε αντικείμενο ιδιαίτερου ενδιαφέροντος στην Ελληνική πραγματικότητα), η οποία έχει εγκατασταθεί για λογαριασμό του πελάτη του λογιστή, δηλαδή της εταιρείας που ο λογιστής εξυπηρετεί.
Mε μια λύση Cloud Computing αλλάζει εντελώς το μοντέλο εργασίας του λογιστή
Κατ’αρχήν πρέπει να επισημάνουμε ότι με μια τέτοια λύση αλλάζει εντελώς το μοντέλο εργασίας του λογιστή. Πλέον, δεν τηρεί τα λογιστικά βιβλία του πελάτη του σε ένα σύστημα που διατηρεί στο δικό του γραφείο, πολύ απλά διότι αυτά (τα βιβλία) βρίσκονται και αυτά «στο ίδιο cloud» μαζί με τις υπόλοιπες εφαρμογές εμπορικής διαχείρισης που έχει επιλέξει η εταιρεία. Άρα, για να εκτελέσει τις εργασίες τις οποίες είναι εντεταλμένος να κάνει (λογιστικές καταστάσεις, cash flow, δήλωση ΦΠΑ κ.λπ.) και ο λογιστής «εισέρχεται» στον ίδιο «χώρο» που εισέρχονται και οι υπόλοιποι χρήστες της επιχείρησης. Εννοείται βέβαια ότι η εφαρμογή διαθέτει όλους εκείνους του μηχανισμούς ασφαλείας που επιτρέπουν στον κάθε χρήστη να βλέπει και να διαχειρίζεται εκείνες τις πληροφορίες που «πρέπει» και όχι άλλες. Θα ήταν αστείο π.χ. ένας αποθηκάριος να έχει πρόσβαση στο Γενικό Καθολικό της εταιρείας ή ο λογιστής να μπορεί να αλλάξει τους τιμοκαταλόγους πώλησης των εμπορευμάτων κ.λπ.
Εφ’ όσον έχει γίνει κατανοητή αυτή η γενική περιγραφή του νέου μοντέλου εργασίας, ας δούμε τα οφέλη που προκύπτουν για τον λογιστή και τις ευκολίες που έχει πλέον διαθέσιμες.
Πρόσβαση από το internet από οπουδήποτε, οποτεδήποτε
Πρώτα απ΄όλα, μία αληθινά cloud λύση Εμπορικής και Λογιστικής Διαχείρισης είναι προσβάσιμη από το internet χωρίς την ανάγκη καμίας τοπικής εγκατάστασης και, ίσως, χωρίς ιδιαίτερες ανάγκες ασφαλείας από το κάθε σημείο πρόσβασης. Έτσι, ο λογιστής είναι ελεύθερος να εκτελέσει το έργο του χωρίς χωρικούς (γεωγραφικούς) και χρονικούς περιορισμούς. Μπορεί να εργάζεται από την άνεση του γραφείου του και αν πρέπει να ολοκληρώσει μια εργασία που έχει προθεσμία αύριο το πρωί, δεν χρειάζεται να ξενυχτήσει στο γραφείο της εταιρείας.
Η δουλειά θα τελειώσει πιο γρήγορα, με λιγότερο άγχος και χωρίς να πρέπει να «οριστεί ένα ραντεβού». Πολλοί λογιστές έχουν χωρίσει τη δουλειά, σε μια προσπάθεια να την οργανώσουν, λέγοντας «τη Δευτέρα θα πάω στον πελάτη Α, την Τρίτη στον πελάτη Β κ.ο.κ.» Πλέον δεν υπάρχει η ανάγκη για αυτόν τον αυστηρό προγραμματισμό. Αντί να μας κυβερνά το «πρόγραμμα», μας οδηγεί η πραγματική «ανάγκη». Και φυσικά, μπορούμε εύκολα να μεταπηδάμε από τον έναν πελάτη στον άλλο, αφού το «άλμα» είναι… εικονικό (“virtual”)
Μέιωση κόστους ανά πελάτη και εξοικονόμηση χρόνου
Προφανώς, ο παραπάνω τρόπος εργασίας μειώνει σημαντικά τα κόστη ανά πελάτη αλλά ταυτόχρονα εξοικονομεί χρόνο από τον «περιπλανώμενο» λογιστή, ο οποίος πια μπορεί να εξυπηρετήσει περισσότερους πελάτες, με προφανή οφέλη για τον ίδιο. Εδώ θα σκεφτούν μερικοί ότι εφ’ όσον μειώνεται το κόστος θα μπορούσε να μειωθεί και η χρέωση προς τον πελάτη τους, με σκοπό να «κερδίσουν» τον ανταγωνισμό. Αυτό όμως δεν είναι σωστό διότι οδηγεί σε έναν πόλεμο τιμών. Αντίθετα, ο σωστός τρόπος σκέψης είναι, κατά την άποψή μας, ότι «μειώνοντας το κόστος των τετριμμένων εργασιών, μπορώ να αυξήσω την ποιότητα της παρεχόμενης υπηρεσίας αντί να μειώσω τις χρεώσεις μου».
Αυτοματοποίηση εργασιών
Μπορούμε εύκολα να υποθέσουμε ότι μια λύση Software as a Service πρέπει να είναι ένα ολοκληρωμένο πακέτο, νέας τεχνολογίας και σχεδίασης, το οποίο θα απλοποιεί έως και αυτοματοποιεί την ενημέρωση των λογιστικών βιβλίων από οποιαδήποτε εμπορική κίνηση εκτελείται. Άρα η ανάγκη χειρόγραφης καταχώρησης μιας μεγάλης (της μεγαλύτερης) μερίδας εγγραφών θα γίνεται αυτόματα και ο λογιστής θα έχει έτοιμες μια σειρά από καταστάσεις/αναφορές για την επιχειρησιακή πληροφόρηση. Εδώ πρέπει να σημειώσουμε ότι λύσεις που είναι cloud-based αλλά παρέχουν μόνο λειτουργίες λογιστικής παρακολούθησης (συνεπώς απευθύνονται εξ ορισμού και αποκλειστικά στον Λογιστή), τις θεωρούμε επίσης παρωχημένες.
Δυνατότητα παροχής νέων πρόσθετων υπηρεσιών και αναβάθμιση του ρόλου του λογιστή
Συχνά ακούγεται από τους λογιστές η άποψη ότι «αν δεν είμαι εκεί, παρών, στα γραφεία του πελάτη μου, δεν μπορώ να δικαιολογήσω την αμοιβή που του ζητάω». Η άποψή αυτή είναι, αν μη τι άλλο, ξεπερασμένη. Η έλευση του internet ή της τεχνολογίας γενικότερα, αλλάζει πολλά επιχειρηματικά μοντέλα. Για παράδειγμα η εμπορία λιανικής βασίζεται όλο και περισσότερο στα e-shops, το εμπόριο χονδρικής έχει πολλές ιδιαίτερες απαιτήσεις τύπου B2B. Το ίδιο ισχύει και με τους λογιστές: Η υφή της υπηρεσίας που παρέχουν δεν είναι η ίδια με το παρελθόν! Η αξία της υπηρεσίας τους δεν είναι η καταχώρηση π.χ. παραστατικών εξόδων και η παραγωγή ενός ισοζυγίου όταν χρειαστεί. Η αξία του σύγχρονου λογιστή είναι στις νέες, πρόσθετες υπηρεσίες που μπορεί να παρέχει στην επιχείρηση. Για παράδειγμα να δει σε ποιο σημείο υπάρχει αυξημένο κόστος και να συμβουλέψει κατάλληλα τον επιχειρηματία. Να εργαστεί πιο συστηματικά πάνω σε ένα αυτοματοποιημένο cash flow, να οργανώσει καλύτερα την παρακολούθηση πελατών με παλαιά υπόλοιπα κ.λπ. Έτσι όχι μόνο θα δικαιολογήσει την ύπαρξή του και τα χρήματα που μηνιαία κερδίζει αλλά και θα αναβαθμίσει το ρόλο του και ενδεχομένως να ζητήσει και επιπλέον αμοιβές! Άρα, εν τέλει, το cloud computing όχι μόνο δεν είναι «εχθρός» του αλλά είναι και σύμμαχος ή «όχημα» για να προωθήσει πρόσθετες (και value-added) υπηρεσίες προς τον πελάτη του. Για να κάνουμε ένα ακόμα σχόλιο τεχνικής φύσης, πρέπει να πούμε ότι αυτοί οι στόχοι σαφέστατα δεν επιτυγχάνονται από «λογιστικά προγράμματα» που υπάρχουν άφθονα στην ελληνική αγορά αλλά μόνο από ολοκληρωμένα συστήματα, από όπου ο λογιστής μπορεί να λαμβάνει πληροφορίες και από άλλα υποσυστήματα και όχι μόνο από τις «λογιστικές εγγραφές» που ο ίδιος καταχωρεί (ή στην καλύτερη περίπτωση «γεφυρώνει» με το τοπικό του πρόγραμμα).
Η πρόταση μας
Εμείς, στην E-ON INTEGRATION είχαμε αυτές τις ανησυχίες – ή καλύτερα τις «στοχεύσεις» - από τα πρώτα στάδια της σχεδίασης του προϊόντος E-ON RIX, σουίτας Εμπορικών και Λογιστικών εφαρμογών. Πώς δηλαδή θα δώσουμε οφέλη όχι μόνο στον επιχειρηματία και στα εσωτερικά στελέχη του αλλά και πώς θα αντιμετωπίσουμε και τον λογιστή/φοροτέχνη ως ένα αναπόσπαστο μέρος της λειτουργίας και όχι ως έναν επισκέπτη και διεκπεραιωτή τυπικών εργασιών. Έτσι, έχουμε δώσει επαρκείς απαντήσεις και σύγχρονες λύσεις σε όλα τα ζητήματα που απασχολούν αυτή τη μερίδα επαγγελματιών. Για το προϊόν E-ON RIX δείτε περισσότερα εδώ.