Σύνδεση μέσω cloud πλατφόρμας εργαζομένων εκτός έδρας



Ο Πελάτης: O πελάτης μας είναι κορυφαίο όνομα στο χώρο της μόδας και του αρώματος στην Ελλάδα και σε όλο τον κόσμο. Ποια ήταν η επιχειρηματική Πρόκληση: Η εταιρεία ήθελε να συνδέσει τη Διοίκηση, το Τμήμα Πωλήσεων και τις πωλήτριες οι οποίες εργάζονται συνήθως πολλές ώρες εκτός έδρας σε καταστήματα ομορφιάς τρίτων, μέσα από μια μοναδική, δυναμική πλατφόρμα συνεργασίας μέσω του Διαδικτύου.


Υπήρχε ανάγκη για προγραμματισμό της κατανομής των πωλητριών (αναθέσεις) στα καταστήματα τρίτων πώλησης προϊόντων ομορφιάς. Αυτή ήταν μια διαδικασία που επαναλαμβανόταν κάθε 4 μήνες και περιελάμβανε μια επίσημη κατανομή των πωλητριών που έπρεπε να προγραμματίζεται και να αναφέρεται επίσημα στις κρατικές αρχές (Υπουργείο Εργασίας). Ο πραγματικός χρόνος παρουσίας των πωλητριών στις θέσεις τους έπρεπε να παρακολουθείται καθημερινά από την εταιρία.


Επιπλέον, κάθε μέρα γίνονταν προσαρμογές στον Προγραμματισμό που οφείλονταν σε ειδικές εκδηλώσεις στα Καταστήματα, ασθένειες, μη προγραμματισμένες άδειες και άλλες μη αναμενόμενες απουσίες. Οι προσαρμογές αυτές έπρεπε να γνωστοποιούνται άμεσα στους αρμόδιους Διευθυντές Πωλήσεων και περιστασιακά στη Διοίκηση (συνοπτική αναφορά).

Οι διαδικασίες αυτές εξυπηρετούνταν με την ανταλλαγή e-mails, διάφορων εγγράφων, φαξ και φύλλων excel. Η πλειοψηφία των πολύτιμων πληροφοριών κυκλοφορούσε και διανεμόταν με τα παραπάνω μέσα με ένα μη-δομημένο τρόπο από άτομο σε άτομο. Με αυτό τον τρόπο ήταν δύσκολη και χρονοβόρα η λήψη αποφάσεων για τη διαχείριση του χρόνου και των αναθέσεων των πωλητριών.


Πως προσέγγισε η Ε-ΟΝ Integration την πρόκληση του Πελάτη:

H E-On Integration πρότεινε την εφαρμογή “E-ON HRM” με το συνδρομητικό μοντέλο SaaS.


Το Ε-ΟΝ HRM ήταν το εργαλείο που επέτρεψε να καταγραφεί ηλεκτρονικά η οργανωτική δομή του πελάτη, οι οργανικές ενότητες, τα επίπεδα, οι βαθμοί, οι θέσεις, τα χαρακτηριστικά εργασίας και οι γεωγραφικές τοποθεσίες. Οργανώθηκαν όλες οι πληροφορίες του προσωπικού πωλήσεων με πιο αποτελεσματικό τρόπο. Η ταυτότητα κάθε προσώπου περιλαμβάνει πληροφορίες όπως προσωπικών στοιχείων, προηγούμενης απασχόλησης, εκπαίδευσης, δεξιοτήτων, επαγγελματικής κατάρτισης, αξιολογήσεων, ιστορικό μισθών, συνημμένα έγγραφα και αναθέσεις εργασίας μέσα σε συγκεκριμένες ροές.


Απλοποίησε και αυτοματοποίησε τη διαδικασία κατανομής των πωλητριών. Με βάση προκαθορισμένους κανόνες, και με βάση τις συγκεκριμένες δεξιότητες των εργαζομένων, το σύστημα προτείνει ποια θέση θα πληρωθεί από ποίο πρόσωπο και πότε. Επίσης παράγει την απαραίτητη πληροφόρηση για τις Δημόσιες Αρχές, το Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού, τους Διευθυντές Πωλήσεων και τη Διοίκηση.


Το Ε-ΟΝ HRM τέλος παρέχει ένα πρώτο επίπεδο λειτουργικότητας self-service του προσωπικού για τη διαχείριση των απουσιών και των αδειών τους.

Επειδή το σύστημα είναι λογισμικό cloud, οι εργαζόμενοι δεν χρειάζεται να είναι στο γραφείο για να μάθουν τον σχεδιασμό των αναθέσεων και να γνωστοποιήσουν την παρουσία τους, ή να ενημερωθούν για τα ζητήματα που τους ενδιαφέρουν. Το μόνο που χρειάζονται είναι να έχουν πρόσβαση στο σύστημα μέσω internet από το σπίτι τους ή από όπου αλλού βρίσκονται.


Αποτελέσματα: Λειτουργικά Έξοδα: Μείωση δαπανών από μείωση κόστους τηλεφωνημάτων και φαξ. Επίσης σημαντική μείωση στη χρήση και τη διανομή χάρτινων εγγράφων. Εξάλειψη χειρόγραφων εργασιών και αντικατάσταση τους από την αυτοματοποιημένη παραγωγή των πληροφοριακών και ελεγκτικών καταστάσεων. Τα συνολικά έξοδα διοίκησης μειώθηκαν σημαντικά λόγω της εισαγωγής δεδομένων από μακριά, της γρήγορης αναζήτησης, της εύκολης ανάκτησης εντύπων και φορμών, της εφαρμογής επιχειρηματικών κανόνων, και των αυτοματοποιημένων διαδικασιών / ροών εργασίας, κλπ.

Παραγωγικότητα / αποδοτικότητα: Η παραγωγικότητα βελτιώθηκε από την ταχύτερη και αποκεντρωμένη καταχώρηση δεδομένων (self-service), με ένα πιο οργανωμένο και πιο ελεγχόμενο τρόπο. Τα λογικά σφάλματα εξαλείφθηκαν. Η επεξεργασία των πληροφοριών και η εξαγωγή πληροφοριών για την παραγωγή καταστάσεων ελέγχου προς τις εποπτικές αρχές εργασίας έχει αυτοματοποιηθεί. Η λειτουργικότητα της εφαρμογής έχει βοηθήσει στη βελτιστοποίηση και στη διευκόλυνση των διαδικασιών λήψης αποφάσεων της διοίκησης.

Συνεργασία / Επικοινωνία: Η κεντρική πύλη που παρέχεται μέσω της εφαρμογής στο cloud, δίνει τη δυνατότητα σε πολλούς ανθρώπους να εργαστούν μαζί για την επίτευξη κοινών στόχων. Η χρήση των κοινών πόρων και λειτουργιών δημιουργεί ένα κοινόχρηστο περιβάλλον πληροφοριών και εμπνέει ακόμη περισσότερο την ομαδική εργασία, τη συνεργασία και την επικοινωνία.


Το σύστημα εξυπηρετεί:


Τέσσερα (4) στελέχη ανώτατης διοίκησης.

Σαράντα τρία (43) στελέχη διοικητικά.

Εννέα (9) Διευθυντές Πωλήσεων.

Εκατόν Ογδόντα Οκτώ (188) Πωλήτριες.