Εσωτερικός Έλεγχος και Διαχείριση Έργων. Δύο φαινομενικά ασύνδετα θέματα… Ή μήπως όχι;
Όπως θα σας πει οποιοσδήποτε ελεγκτής, μέρος της δουλειάς του ελεγκτού είναι να καταγράψει ενέργειες μετριασμού για τους κινδύνους οι οποίοι έχει αποφασιστεί ότι πρέπει να αντιμετωπιστούν.
Μερικές φορές οι ενέργειες αυτές είναι αρκετά απλές, ενταγμένες στην καθημερινή ζωή της επιχείρησης. Αρκεί ένας άνθρωπος να αναλάβει να διευκρινίσει ένα ζήτημα ή να διορθώσει κάποια διαδικασία κ.ο.κ.
Άλλες φορές, τα πράγματα είναι πιο περίπλοκα. Πρέπει να συνεργαστούν επ΄όλιγον αρκετοί άνθρωποι, να συλλεγούν πληροφορίες και να σχηματιστεί μια πιο ολοκληρωμένη εικόνα για την επίλυση του ζητήματος.
Τέλος, μπορεί να προκύψει ότι η αντιμετώπιση ενός θέματος δεν είναι μια απλή υπόθεση. Πρέπει να εμπλακούν πολλοί άνθρωποι, να αφιερωθεί πολύς χρόνος, ενδεχομένως να υπάρξουν και σημαντικά έξοδα για τον Οργανισμό και ίσως τα πράγματα να επηρεάζουν αρκετά Τμήματα.
Ειδικά για την τελευταία περίπτωση, μπορεί να επιβάλλεται ο σχηματισμός ενός έργου (project) και η παρακολούθησή του σε όλες τις διαφορετικές διαστάσεις του (χρόνος, άνθρωποι, έξοδα, επενδύσεις). Σε αυτές τις περιπτώσεις θα πρέπει ο οργανισμός να βρει έναν τρόπο να παρακολουθήσει το έργο αυτό. Μπορεί βεβαίως να χρησιμοποιήσει μεθόδους που ήδη έχει (EXCEL, to-do lists κ.α.) ή το εξειδικευμένο σύστημα project management (αν υπάρχει).
Ακόμα και στη δεύτερη περίπτωση του εξειδικευμένου προγράμματος, πάλι θα υπάρχει το πρόβλημα της μη σύνδεσης με το internal audit, της διπλής καταχώρησης στοιχείων τη μη κοινής, ενδεχομένως, κωδικοποίησης κ.α. (Και αυτά υποθέτοντας ότι όντως υπάρχει κάποιο σύστημα internal audit!)
Στην E-ON είδαμε από νωρίς την ανάγκη σύνδεσης των «κεφαλαίων» του εσωτερικού ελέγχου και της διαχείρισης έγου και έτσι σχηματίσαμε το concept των ενοποιημένων συστημάτων internal audit και project management & accounting.
Το αποτέλεσμα είναι μια πλατφόρμα Internal Audit, Risk Management και Project Management η οποία μπορεί να παρακολουθεί συνδεδεμένες ενέργειες μετριασμού κινδύνων με οσοδήποτε περίπλοκα Έργα (αλλά και απλούστερες ροές εργασίας για την πλειονότητα των περιπτώσεων). Η ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ των “modules” (δανειζόμαστε τον όρο, χωρίς να τον ενστερνιζόμαστε απολύτως, καθώς η πλατφόρμα μας είναι μια και ενοποιημένη) είναι αυτόματη ή – καλύτερα – προφανής. Δεν υπάρχει πια ανάγκη για μεταφορά δεδομένων, τήρηση διαφορετικών αρχείων και ενασχόληση με δύο διαφορετικά συστήματα. Ο risk owner [μπορεί να] είναι πια και project manager (στο βαθμό βεβαίως που αυτό είναι λογικό και επιβεβλημένο από την εσωτερική οργάνωση), ενώ η ολοκλήρωση του Έργου κλείνει «προς τα πίσω» την εκκρεμότητα και συνεπώς «μετριάζονται» οι επηρεαζόμενοι κίνδυνοι.
Περισσότερες πληροφορίες για την πλατφόρμα Διαχείρισης Κινδύνων και Εσωτερικού ελέγχου, μπορείτε να δείτε εδώ, ενώ για τις δυνατότητες Διαχείρισης και Λογιστικής Έργων δείτε εδώ.
Comentários