Γιατί ο Εσωτερικός Έλεγχος είναι μια απαραίτητη λειτουργία


1. Γιατί χρειάζεται;

Σήμερα, οι Μονάδες (Τμήματα ή Διευθύνσεις) Εσωτερικού Ελέγχου των οργανισμών ή επιχειρήσεων καλούνται να επιτελέσουν μία αποστολή που μοιάζει με θαύμα. Από την μία είναι ολιγάριθμες για λόγους μείωσης κόστους, από την άλλη οι Διοικήσεις αναμένουν να αποκαλύψουν αδυναμίες στον τρόπο που λειτουργεί η εταιρία τους, καθώς και τυχόν ελλείψεις και λάθη μέσα σε εκατοντάδες διαδικασίες και εκατομμύρια συναλλαγές που επιτελούνται στον εργασιακό - επιχειρησιακό χώρο. Δεν είναι επίσης ασύνηθες, να αναμένεται από τον Εσωτερικό έλεγχο να επιτελέσει «αστυνομικές» λειτουργίες και να διερευνά ή να προσπαθεί να αποκαλύψει πράγματα και γεγονότα που άπτονται του ποινικού κώδικα! Αντιλαμβάνεται κανείς ότι πολύ εύκολα μπορεί να αποτύχει στο έργο του, αν δεν είναι ξεκάθαρο ποιος είναι ο ρόλος του Εσωτερικού Ελέγχου. Ακόμη, μπορεί να αποτύχει αν δεν είναι «εξοπλισμένος» με τεχνολογικά εργαλεία που του επιτρέπουν να κάνει περισσότερο έργο, σε μικρότερους χρόνους και με λιγότερο προσωπικό.


Ταυτόχρονα οι κίνδυνοι κάθε είδους αυξάνουν. Οι πιθανότητες να συμβούν λάθη ή παραλήψεις είναι μεγαλύτερες από ποτέ, διότι οι διαδικασίες και τα συστήματα έχουν γίνει πολύ περίπλοκα, λόγω των εξελίξεων στα συστήματα συναλλαγών με πελάτες και κοινό, στις αγορές και των διασυνδέσεων μεταξύ οργανισμών, επιχειρήσεων, τραπεζών, πελατών – προμηθευτών. Αλλά και διότι ο κάθε οργανισμός είναι πλέον ορθάνοιχτος στο περιβάλλον.

Συναλλαγές με το κοινό, της μορφής e-citizen, e-taxpayer, e-business, e-shops, e-procurement, e-billing, e-banking, outsourcing, κλπ είναι πλέον κοινός τόπος για όλες σχεδόν τις επιχειρήσεις και το Δημόσιο. Ιδιαίτερα στην περίοδο της Πανδημίας Covid-19, το στοίχημα των Κυβερνήσεων ήταν και είναι η αυτοματοποίηση των συναλλαγών με τους Πολίτες και η εκτέλεση σχεδόν όλων των ενεργειών «από μακρυά» και όχι από τα γραφεία των Δημοσίων Υπηρεσιών και Οργανισμών.

Η ανάγκη για αναβάθμιση των εργαλείων υποστήριξης των ελέγχων, είναι επιτακτική. Όλα αυτά τα ζητήματα, και κυρίως οι κίνδυνοι που καραδοκούν, δεν είναι καθόλου εύκολο να τύχουν επιτυχών χειρισμών από 1-2 «μυαλά» (των εσωτερικών ελεγκτών), που βασίζονται σε εργαλεία τύπου excel.


2. O έλεγχος στην Κεντρική Κυβέρνηση



Ο εσωτερικός έλεγχος αποτελεί ακρογωνιαίο λίθο της καλής διακυβέρνησης του δημόσιου τομέα. Εξασφαλίζει αμερόληπτη αντιμετώπιση των διεπαφών με τον Πολίτη και αντικειμενική αξιολόγηση του κατά πόσον η διαχείριση των δημοσίων πόρων γίνεται με υπευθυνότητα και αποτελεσματικότητα. Για να επιτευχθούν τα επιδιωκόμενα αποτελέσματα, οι ελεγκτές βοηθούν τους οργανισμούς του δημόσιου τομέα να επιτύχουν τη λογοδοσία και ακεραιότητα, τη βελτίωση των λειτουργιών και την ενθάρρυνση της εμπιστοσύνης μεταξύ των πολιτών και των δημοσίων λειτουργών.


Ο ρόλος του ελεγκτή του δημόσιου τομέα υποστηρίζει τρείς αρχές, της Εποπτείας, της Επισκόπησης και της Προνοητικότητας.

  • Η εποπτεία εξετάζει εάν οι φορείς του δημόσιου τομέα κάνουν αυτό που υποτίθεται ότι πρέπει κάνουν σύμφωνα με την Νομοθεσία και χρησιμεύει στον εντοπισμό και την αποτροπή της δημόσιας διαφθοράς.

  • Η Επισκόπηση βοηθά τους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων παρέχοντας μια ανεξάρτητη αξιολόγηση του δημόσιου τομέα πάνω στα προγράμματα, τις πολιτικές, τις λειτουργίες και τα αποτελέσματα.

  • Η Προνοητικότητα προσδιορίζει ενδεχόμενες τάσεις και αναδυόμενες προκλήσεις.

Οι ελεγκτές χρησιμοποιούν εργαλεία όπως οικονομικούς ελέγχους, ελέγχους απόδοσης, έρευνες, και συμβουλευτικές υπηρεσίες για την εκπλήρωση καθενός από αυτούς τους ρόλους.


Ειδικότερα πεδία ενδιαφέροντος για τον Εσωτερικό Έλεγχο μιάς δημόσιας υπηρεσίας μπορεί να είναι τα ακόλουθα:

  • Ψηφιακές υπηρεσίες

  • Άδειες – Παραχώρηση Δικαιωμάτων

  • Διαχείριση Υποδομών

  • Καινοτομίες

  • Ανοιχτή Διακυβέρνηση – Open Government

  • Πολιτικές για το Περιβάλλον και την αειφόρο ανάπτυξη

  • Δημόσιες Συμβάσεις

  • Ρυθμιστική πολιτική

  • Κλιματική Αλλαγή – πλάνο προετοιμασίας εκτάκτων γεγονότων


3. Πως βοηθά ένα Πληροφοριακό Σύστημα



Δεν είναι τυχαίο ότι το σύστημά μας ονομάστηκε RIBIA – Risk Based Internal Audit. Και τούτο διότι θελήσαμε να προσδώσουμε μία ειδική διάσταση στις διαδικασίες του εσωτερικού ελέγχου, δηλαδή την διάσταση του ελέγχου που θα βασίζεται στην διαπίστωση, την μέτρηση, την στάθμιση των πιθανών κινδύνων και, περαιτέρω, στην διαμόρφωση της ελεγκτικής εργασίας ανάλογα με τα ευρήματα και την ιεράρχηση / προτεραιοποίηση των πιθανών κινδύνων.


Αυτή είναι μία απολύτως μοντέρνα άποψη, σε σχέση με τις παραδοσιακές προσεγγίσεις εργασιών ελέγχου. Έτσι, το σύστημα RIBIA:


1. Βοηθά να καλυφθεί ένα μεγαλύτερο μέρος ελεγκτικού έργου με την υποστήριξη ενός πληροφοριακού συστήματος, με τρόπο και σε χρόνους που η ανθρώπινη προσπάθεια δεν μπορεί να πετύχει. Αυξάνει σημαντικά την παραγωγικότητα των ελεγκτών.

2. Συσχετίζει τεχνικές ελέγχου (μηχανογραφημένες ή συμβατικές) με πιθανούς λειτουργικούς κινδύνους έτσι ώστε να εντοπίζει ευκολότερα και γρηγορότερα τις περιοχές με τον υψηλότερο κίνδυνο. Κίνδυνος = Ποσόν ζημιάς ΕΠΙ την πιθανότητα να επισυμβεί. Βαθμολογεί και σταθμίζει τα ευρήματα. Παρέχει δυνατότητα αντικειμενικής ανάθεσης προτεραιοτήτων στις ελεγκτικές εργασίες.


3. Προγραμματίζει με μεγάλη ακρίβεια τις περιοχές όπου πρέπει να γίνει ουσιαστική ελεγκτική εργασία από τα στελέχη του Εσωτερικού Ελέγχου. Οι πολύτιμοι «λίγοι» λειτουργοί ελέγχου, δεν χάνουν τον χρόνο τους σε περιοχές χαμηλού ρίσκου.


4. Τεκμηριώνει αναμφισβήτητα την όλη διαδικασία. Εντάσσει όλον τον οργανισμό στην λογική του “risk management”. Εξαλείφει το στοιχείο της υποκειμενικότητας στην κρίση των ελεγκτών.


5. Δεν ξεχνά ποτέ! Κάθε εύρημα ελέγχου, παρακολουθείται με μορφή «ticket», δηλαδή δεν εξαλείφεται ούτε διαγράφεται από το σύστημα RIBIA, ει μη μόνον όταν το εύρημα έχει διευθετηθεί, ο κίνδυνος έχει αποτραπεί και ο έλεγχος καταλήγει σε θετικά συμπεράσματα.